Privacy Statement

Wie zijn wij en wat doen wij?

It Fryske Gea is een vereniging met ongeveer 36.000 leden. De vereniging heeft als doel de bescherming, behoud en ontwikkeling van natuur, landschap en cultuurhistorische waarden in de provincie Fryslân. De vereniging beheert meer dan 20.600 hectare natuurgebied in Fryslân. Wij kunnen onze activiteiten niet uitoefenen zonder bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Wij achten het hierbij van belang dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de bestaande waarborgen voor de bescherming van privacy. Hierin volgen wij de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens, te weten de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-AVG). In deze privacy statement lichten wij aan de hand van voorbeelden toe op welke manieren wij persoonsgegevens ontvangen en hoe wij met deze gegevens omgaan. De opsommingen van de voorbeelden zijn niet uitputtend bedoeld, maar een manier om u een beeld te geven van onze handelswijze.

Wat zijn “persoonsgegevens” en wat is “verwerken”?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die we met u in verband kunnen brengen. Denk aan bijvoorbeeld uw naam, uw telefoonnummer, uw e-mailadres of uw bankrekeningnummer. Maar bijvoorbeeld ook het IP-adres van uw computer. Het gaat om gegevens die herleidbaar zijn naar u als persoon. Verwerken is een wettelijk begrip. Het is ook een heel breed begrip. Het gaat namelijk om alles wat men kan doen met gegevens: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

It Fryske Gea ontvangt op allerlei manieren persoonsgegevens. We ontvangen gegevens rechtstreeks van u, bijvoorbeeld omdat u informatie verstrekt via uw lidmaatschap, via uw bezoek aan onze website, als vrijwilliger of sollicitant, omdat u gebruik maakt van onze diensten of omdat u zich heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Ook ontvangen wij persoonsgegevens via derden zoals bijvoorbeeld de Friesland Zorgverzekeraar, sociale media of banken en adviseurs.

Welke persoonsgegevens gebruikt It Fryske Gea?

Doordat It Fryske Gea op allerlei manieren persoonsgegevens ontvangt, wordt door ons een grote verscheidenheid aan persoonsgegevens gebruikt. Bijvoorbeeld, als u deelneemt aan een excursie van It Fryske Gea, dan vragen wij u naar uw voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres. Als u solliciteert bij It Fryske Gea dan ontvangen wij uw curriculum vitae. Als u lid wordt van onze vereniging dan vragen we u naast uw NAW-gegevens ook andere gegevens zoals bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer en uw geboortedatum.

Rechtmatige grondslag voor verwerking: waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door It Fryske Gea verwerkt ten behoeve van:
1. het aangaan van een lidmaatschap;
2. het aangaan van een donateurschap en/of aanvaarding en afwikkeling andere begunstigingen;
3. het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst;
4. het aangaan van diverse overeenkomsten, zoals koop-, huur- en pachtovereenkomsten;
5. het uitvoeren van marketingactiviteiten;
6. het informeren over activiteiten van It Fryske Gea;
7. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
8. het uitvoeren van re-marketingactiviteiten;
9. het aangaan van een arbeidsovereenkomst;
10. het ontvangen van de nieuwsbrief;
11. het beheer van de financiële administratie;
12. het beheer van de ICT-systemen;
13. het doen van aankopen via de webshop.

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van ons werk, omdat het wettelijk verplicht is of omdat u toestemming heeft gegeven voor de verwerking.

Hoe zorgt It Fryske Gea voor persoonsgegevens ?

It Fryske Gea legt zo min mogelijk persoonsgegevens vast, alleen de noodzakelijke. It Fryske Gea neemt bovendien de benodigde technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik, ook in haar afspraken met zogenaamde (sub)verwerkers.
Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn logische toegangsbeveiliging, beheer van autorisaties, gebruik van firewalls en afspraken met leveranciers over informatiebeveiliging.

Medewerkers van It Fryske Gea en eventuele derden die kennis kunnen nemen van de door It Fryske Gea vastgelegde gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding van deze informatie. Alleen geautoriseerd personeel mag gegevens inzien en bewerken. Dat mag ook alleen voor zover dat noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van de werkzaamheden.

Bewaartermijnen

It Fryske Gea bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verkregen en verder worden verwerkt, tenzij de wet ons verplicht gegevens langer te bewaren. Iedere organisatie is bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn financiële administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De bewaartermijn die It Fryske Gea hanteert kan per doel verschillen en is afhankelijk van de aard van de gegevens. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens in principe verwijderd of geanonimiseerd, op zodanige wijze dat die niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn. Geanonimiseerde gegevens gebruiken we na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische of statistische doeleinden.

Uw rechten: hoe kunt u uw persoonlijke gegevens bekijken, aanpassen of een klacht indienen?

U kunt bij ons een verzoek indienen tot inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Maar ook als u It Fryske Gea toestemming heeft verleend tot het verwerken van uw persoonsgegevens en deze toestemming wilt intrekken. Stuur daarvoor een brief, met een kopie van uw geldig identiteitsbewijs naar: inzage@itfryskegea.nl. Wij verzoeken u met klem om op deze kopie uw BSN en pasfoto door te strepen/onleesbaar te maken. It Fryske Gea stuurt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, een overzicht of een reactie op het verzoek toe.

Een klacht over de wijze waarop It Fryske Gea met (uw) persoonsgegevens omgaat kunt u indienen via: inzage@itfryskegea.nl. De ontvangen klachten worden geregistreerd en u ontvangt een bevestiging. Binnen 10 werkdagen ontvangt u van ons een reactie op uw klacht.

Datalekken

Indien persoonsgegevens onbevoegd worden ingezien is er sprake van een incident en kan er sprake zijn van een data-lek. Mogelijke incidenten kunt u melden op inzage@itfryskegea.nl. It Fryske Gea handelt data-lekken af conform het hiervoor geformuleerde beleid.

Verstrekking van gegevens aan derden

Alleen als het nodig is, delen wij gegevens met derden. Soms moeten we gegevens delen, bijvoorbeeld als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening door It Fryske Gea, voor ondersteunende diensten of als de wet- en regelgeving dat vereist. Bij ons werk maken we gebruik van derden, zoals bijvoorbeeld IT-leveranciers. Wij maken goede afspraken met dergelijke partijen voordat wij de gegevens aan hen verstrekken. Zij zijn verplicht de gegevens te beschermen en mogen die alleen verwerken in overeenstemming met onze instructies.

Gebruik van cookies

It Fryske Gea maakt op haar website gebruik van zogenaamde cookies. Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die uw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u op onze website komt of onze webwinkel gebruikt. Op onze website gebruiken we 3 soorten cookies:

Functionele cookies
Deze cookies zijn nodig om de website te laten werken. Met een functionele cookie kunnen bijvoorbeeld producten worden opgeslagen in een winkelmandje of een wachtwoord worden opgeslagen.

Analytische cookies
Met deze cookies krijgt It Fryske Gea inzicht hoe onze website wordt gebruikt.

Tracking-cookies
Tracking-cookies zijn een soort marketingcookies en worden gebruikt om het surfgedrag van de bezoekers vast te leggen. Hiermee doen we gerichte campagnes richting de websitebezoeker. Voor het bijhouden van deze persoonsgerichte gegevens is uw toestemming nodig. Pas nadat u deze cookies heeft geaccepteerd, mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken voor marketing doeleinden. In de cookieverklaring op onze website leest u meer over dit onderwerp.

Vragen of opmerkingen?

Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacy-beleid? Richt deze aan: inzage@itfryskegea.nl.

Wijzigingen

It Fryske Gea behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in deze privacy statement, bijvoorbeeld vanwege nieuwe ontwikkelingen, online diensten of om conformiteit aan wet- en regelgeving te waarborgen. Deze wijzigingen zullen bekend worden gemaakt op onze website.

Laatst gewijzigd: 24 mei 2018