Vacature: Directieassistent
Unieke kans! Wegens pensionering van onze collega komt de functie van directieassistent vrij. Deze mogelijkheid komt niet vaak voorbij! Word jij onze ‘nieuwe’ rechterhand? Als directieassistent vervul je een cruciale rol in het faciliteren van onze directie, bestuur en raad van toezicht. Met jouw organisatorisch talent en communicatieve vaardigheden zorg je ervoor dat zij hun taken effectief kunnen uitvoeren, terwijl jij de touwtjes in handen hebt op secretarieel gebied.
Met ingang van september zijn wij op zoek naar een:
Directieassistent
32 uur per week (0,8 fte)
It Fryske Gea is de provinciale landschapsorganisatie in Fryslân en werkt dagelijks aan ontwikkeling, bescherming en beheer van natuur, landschap en cultuur historisch erfgoed. De vereniging beheert meer dan 65 gebieden met een totale oppervlakte van ongeveer 21.000 hectare verspreid over de provincie Fryslân. Het hoofdkantoor is gevestigd in ons monumentale pand in Olterterp, wat tevens jouw werkplek zal zijn. De natuurterreinen zijn verdeeld over vier districten met ieder een eigen districtskantoor. De vereniging telt ruim 30.000 leden en er werken 72 medewerkers en zo’n 350 vrijwilligers.
Om al deze activiteiten effectief te kunnen uitvoeren is het van essentieel belang om de zaken organisatorisch goed op orde te hebben. Hier speel jij een belangrijke rol in!
Wat ga je doen?
Als Directieassistent heb jij een belangrijke en afwisselende rol waarin je de sleutelfiguren van onze organisatie ondersteunt. Denk hierbij aan de directie, het managementteam, het bestuur en de raad van toezicht. Wij werken vanuit flexibiliteit, leergierigheid en samenwerking en doordat deze kernwaarden helemaal bij jou passen weten ook andere collega’s jou te vinden. Er zijn korte lijntjes en er heerst een informele sfeer. Jouw organisatorische talent kun je in deze functie volledig benutten en met jouw dienstverlenende instelling weet je de zaken op een prettige wijze te regelen. Het is een uitdagende functie waarin veel zaken samen komen, maar jij weet overzicht te houden en ‘bliuwt kalm’. Vergaderingen bijwonen in de avonduren is voor jou geen probleem. Deze zijn vooraf ingepland waardoor je tijdig weet waar je aan toe bent.
Wat wordt er verder van je verwacht?
- Je beheert een sluitende agenda van de directie, zorgt voor een gestroomlijnde afhandeling van post, telefoon- en mailverkeer en staat bezoekers professioneel te woord;
- Als MT-ondersteuner bereid je vergaderingen voor en verzorg je nauwkeurige vastlegging;
- Voor het bestuur en de raad van toezicht organiseer en faciliteer je vergaderingen, stel je agenda’s op en verzamel je tijdig de benodigde documentatie;
- Je bent verantwoordelijk voor een vlotte communicatie binnen de organisatie door het opstellen van informatieberichten en het coördineren van uitgaande correspondentie;
- Bij afwezigheid of drukte op de secretariaat ben jij de achtervang om ervoor te zorgen dat werkzaamheden doorgang vinden.
Je bent onderdeel van het secretariaat dat, naast jou, uit 2 betrokken collega’s bestaat. Daarnaast kun je rekenen op ondersteuning van de directie. Geen dag is hetzelfde, en dat maakt deze functie juist zo uitdagend en afwisselend!
Wie ben jij?
Je bent een enthousiaste teamspeler met een flexibele en dienstverlenende werkhouding. Plannen en organiseren is jouw tweede natuur en is van essentieel belang in deze functie. Contact met verschillende partijen vind je prettig en jouw communicatieve vaardigheden maken jou een fijne en toegankelijke gesprekspartner. Het is voor jou vanzelfsprekend om zorgvuldig om te gaan met gegevens en je gaat integer om met vertrouwelijke zaken. Daarnaast voel je je prettig in een laagdrempelige organisatie en in een ‘huiselijke’ omgeving.
Daarnaast heb jij:
- Minimaal een MBO werk- en denkniveau;
- Ervaring met notuleren en het voorbereiden van bestuursvergaderingen;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en goede kennis van de Friese taal;
- Digitale vaardigheden, waaronder kennis van het Office pakket;
- Een pro-actieve houding en affiniteit met natuur, landschap en erfgoed.
Wat bieden wij je?
- De functie is ingeschaald in functieschaal 5 met een doorloop van € 2.952,- tot max.
€ 3.660,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 37 uur per week);
- Informele werksfeer met korte lijnen en een hecht team;
- 44 verlofdagen per jaar (bij een fulltime dienstverband);
- Eerst een arbeidsovereenkomst voor een jaar, met mogelijkheid tot omzetting naar een vast dienstverband;
- Mogelijkheid om deel te nemen aan een fietsregeling;
- Een lidmaatschap van onze vereniging;
- Pensioenvoorziening via BPL;
- Een prachtige werkplek in ons monumentale ‘Huize Olterterp’ omringd door het groen.
De cao Bos en Natuur, ondernemingsdeel De Landschappen is van toepassing en kan worden ingekeken via www.vbne.nl. Meer informatie over onze organisatie vind je op onze website.
Procedure
Ben je enthousiast over deze vacature? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Stuur je cv en vooral je motivatie waarom jij graag onderdeel zou willen worden van onze vereniging. Voel je vrij om de motivatie vorm te geven op een manier die bij jou past. Dit mag op schrift zijn, maar als jij het prettig vindt om jezelf op beeld te presenteren dan mag dat uiteraard ook.
Stuur je sollicitatie uiterlijk zondag 26 mei a.s. naar sollicitatie@itfryskegea.nl o.v.v. Directieassistent.
Overweeg je om te solliciteren, maar wil je toch nog iets meer weten, neem gerust contact op met Henk de Vries (directeur) via 0512-381448. Als je graag eerst een indruk van onze organisatie wilt krijgen kun je een bezoek aan ons brengen. Het park rondom ‘Huize Olterterp’ is vrij toegankelijk en geeft een indruk van onze locatie. Liever de sfeer binnen op kantoor proeven? Neem dan contact op voor de mogelijkheid om (tijdens kantooruren) eens binnen te kijken. Dit kan via hetzelfde telefoonnummer.
